На практике корпоративное управление компанией в Китае осуществляется посредством использования корпоративных печатей компании и политик компании в отношении печатей.

Корпоративная печать, часто называемая «штопкой», представляет собой неограниченную доверенность, предоставленную её владельцу (владельцам). После того, как печать проставлена ​​на документе, компания становится юридически обязанной и вступает в силу, в то время как подписи не имеют юридической силы в соответствии с законодательством Китая. Поэтому в качестве передовой практики следует разработать и внедрить политику использования печатей компании, регулирующую надлежащее использование и сохранность печатей компании.

Нельзя переоценить тот факт, что отсутствие у компании надлежащей политики пломбирования и несоблюдение этой политики может привести к серьезным ошибкам в управлении компанией и неэффективному управлению.

Каждая компания обязана иметь комплект корпоративных печатей, который сдаётся на утверждение в Бюро общественной безопасности. После утверждения печатей они подвергаются микротонировке и регистрируются. В случае смены печати компания обязана повторно пройти процедуры утверждения и регистрации в Бюро общественной безопасности.

Корпоративные печати можно изготовить недорого с помощью лазерной гравировки (рис. 1) или вручную (рис. 2). Корпоративные печати, изготовленные вручную, сложнее копировать, поскольку глубина каждого надреза различна. Благодаря микрошлифовке глубина надреза легко выявляется, и любые копии легко распознаются.

рис. 1
рис. 2

В случае повреждения пломбы её необходимо уничтожить. После этого изготавливается новая пломба и проводятся процедуры регистрации, аналогичные процедурам замены пломбы, и соблюдаются соответствующие правила.

Корпоративная печать

Корпоративная печать является официальным представителем компании и используется для заключения договоров. Договор считается заключенным и вступает в силу с момента проставления корпоративной печати. ​​Даже если корпоративная печать доверена лицу, и договор заключен доверенным лицом, ответственность по договору возлагается на компанию, держащую корпоративную печать.

Печать законного представителя

Печать законного представителя отражает волю законного представителя и кворум совета директоров. Следовательно, для осуществления платежа необходимы печать законного представителя и печать компании; банк не одобрит платеж без печати законного представителя.

Если печать, подтверждающая юридическую ответственность, используется неуполномоченным лицом, в суде такое несанкционированное использование печати будет сложно проверить, поскольку печать является материальным выражением воли законного представителя. Для снижения риска политика компании в отношении печатей может требовать использования как корпоративной печати, так и печати законного представителя.

Печать счета-фактуры

Печать счёта-фактуры используется на дебетовых нотах и ​​счетах-фактурах с НДС. Печать счёта-фактуры подтверждает проформу-счета как дебетовое нота для третьего лица, а счёт-фактуру с НДС – как подтверждение получения компанией платежа от третьего лица. Если печать счёта-фактуры не проставлена ​​на счёте-фактуре с НДС, подтверждение оплаты не производится.

Печать департамента

В качестве дополнительного защитного механизма каждому директору или менеджеру департамента могут быть выданы печати отделов (корпоративная печать с названием отдела и указанием специального назначения, например, «специальное назначение отдела качества»), а также личные печати (китайские иероглифы, обозначающие имя руководителя или директора отдела).

Таким образом, риск, связанный с общей корпоративной печатью, снижается, поскольку её использование ограничено каждым отделом. Например, корпоративная печать, используемая отделом качества в особых целях, ограничена документами, связанными с качеством; любое неправомерное использование печати отслеживается вплоть до самого отдела.

Следует разработать политику использования печатей, требующую как проставления печати подразделения компании, так и личной печати директора или менеджера подразделения для защиты компании. Аналогичным образом, политика использования печатей может требовать проставления печати законного представителя и общей печати компании для крупных контрактов.

В Horizons мы сталкиваемся со многими иностранными компаниями, у которых отсутствует чётко проработанная политика использования печатей или которые часто теряют корпоративные печати, что делает компанию крайне уязвимой к неэффективному управлению и рискам. Поэтому надлежащее управление корпоративными печатями является обязательным для всех компаний.

В частности, для акционеров или лиц, принимающих решения, которые не принимают участия в повседневном управлении компанией, правильная политика управления корпоративной печатью будет иметь большое значение для обеспечения надлежащего управления компанией.

Если вам нужна дополнительная информация о корпоративных печатях или других связанных с ними корпоративных вопросах, отправьте нам электронное письмо по адресу   talktous@horizons-advisory.com , и с вами свяжется специалист Horizons.